Implementar Cobranzas

Guía de implementación paso a paso para configurar un Empleado IA de Cobranzas encargado de gestión de cartera vencida, regularización de cuentas, promesas de pago y escalamiento empático.

Esta guía detalla el proceso completo para configurar y desplegar un Empleado IA de Cobranzas. Su propósito es configurar un flujo de recuperación de cartera vencida donde el agente contacta a los clientes con saldos pendientes, les recuerda cordialmente el vencimiento de su deuda, negocia opciones de regularización autorizadas y registra las promesas de pago con absoluta empatía y firmeza profesional.

1. ¿Qué vas a lograr?

Al finalizar este procedimiento dispondrás de un Empleado IA listo para operar campañas de cobranza:

Gestión de cartera vencida automatizada a gran escala con total consistencia.
Acuerdo y registro formal de promesas de pago (fechas y montos comprometidos).
Escalamiento inmediato a ejecutivos de cobranza humanos en casos complejos o disputas de saldo.

2. Antes de empezar

Asegúrate de contar con los siguientes elementos antes de comenzar con la configuración:

✅ Cuenta activa en Uplabs con saldo de créditos disponible.
✅ Configuración de N8N entregada por el equipo de Onboarding de Uplabs.
✅ Cartera de deudores en formato CSV con los campos de saldos actualizados.
✅ Listado de opciones de regularización autorizadas (ej. planes de pago en cuotas, quitas por pago inmediato, extensiones de plazo).
✅ Directrices de tono de la empresa (se recomienda un tono cordial pero firme).
✅ Criterios de escalado al equipo de cobros especializado.

3. Departamento y módulo correspondiente

El módulo de cobranzas queda estructurado de la siguiente forma dentro de la plataforma:

Parámetro	Valor
Departamento	Finanzas
Módulo	Cobranzas
Canales disponibles	Voz (saliente) / Texto (WhatsApp)

Paso 1 — Crear el Empleado IA

Navega en el panel lateral a:

Finanzas ➔ Cobranzas ➔ Empleados IA ➔ Nuevo Empleado IA

Completa los campos del formulario de registro:

Campo en Formulario	Valor recomendado
Nombre	Nombre descriptivo del agente (ej. `FNZ - Gestor de Cobranzas Voz`).
Primer saludo	Profesional, empático e informativo (ej. `Hola, ¿hablo con [nombre]? Qué tal, te habla Camilo del departamento de cuentas de Uplabs. Te contacto en relación a un saldo pendiente de pago que registramos en tu cuenta. Quería ver si habías tenido algún inconveniente o si te podemos ayudar a solucionarlo hoy. ¿Cómo estás?`).
System prompt	Define las pautas de cobranza, saldos a gestionar y opciones de pago (Paso 2).
Configuraciones de voz	Elige una voz que inspire seriedad, profesionalidad y empatía.

Paso 2 — Configurar el System Prompt

El System Prompt de cobranzas debe equilibrar la cordialidad con la firmeza del proceso. Utiliza esta plantilla estructurada:

ROL E IDENTIDAD
Sos [Nombre Asistente], gestor de cuentas del 
departamento de finanzas de [Nombre Empresa].
Tu función es contactar a [Nombre Cliente] de manera 
respetuosa y cordial para regularizar su saldo pendiente.

OBJETIVO
Tu meta es recordar el monto adeudado y su fecha de 
vencimiento original, ofrecer alternativas preaprobadas 
para facilitar la regularización, acordar un compromiso 
de pago (monto y fecha) y registrar los detalles.

TONO Y ESTILO
- Mantén un tono sumamente respetuoso, calmado, 
  comprensivo y profesional en todo momento.
- Prohibido el uso de lenguaje agresivo u hostil.
- Escucha al cliente con empatía antes de proponer 
  alternativas de pago.

VARIABLES DE LA GESTIÓN (A INTERPOLAR DESDE EL CSV)
- Nombre del Cliente: {nombre}
- Monto Pendiente: {monto}
- Fecha de Vencimiento: {fecha_vencimiento}

OPCIONES DE REGULARIZACIÓN AUTORIZADAS
Si manifiesta dificultad de pago, puedes ofrecer:
1. [Opción 1: Ej. Descuento del X% sobre el total si 
   paga mediante transferencia antes de 24 horas].
2. [Opción 2: Ej. Plan de pago en 3 cuotas mensuales].
3. [Opción 3: Ej. Extensión de plazo por un máximo 
   de 7 días].

RESTRICCIONES OPERATIVAS
- NO puedes condonar deudas por encima del [X]%.
- NO puedes acordar planes superiores a [X] cuotas.

CUÁNDO ESCALAR A UN HUMANO
Transfiere de inmediato la llamada si:
- El cliente alega que la deuda ya fue cancelada y 
  tiene comprobante.
- El cliente disputa el monto y asegura error.
- El cliente adopta un tono hostil o demanda supervisor.

Paso 3 — Crear el Proyecto

Asocia tu Empleado IA a un proyecto de cobranzas:

Finanzas ➔ Cobranzas ➔ Proyectos ➔ Nuevo Proyecto

Completa la ficha técnica y vincula los webhooks correspondientes en tu flujo de N8N.

Paso 4 — Configurar el Pipeline de Oportunidades

Configura las etapas del flujo de cobros:

Stage (Estado)	Descripción
Contactado	El Empleado IA ha iniciado la llamada o chat con el deudor.
Promesa de pago	El cliente asumió el compromiso de abonar en una fecha definida.
Pagado	El área contable confirmó la recepción de la transferencia.
No localizado	El deudor no atendió o su teléfono se encuentra inactivo.
Disputa	El cliente reclama disconformidad con el saldo o alega ya haber pagado.
Escalado a humano	La complejidad del caso amerita la intervención de un gestor humano.

Paso 5 — Crear la Campaña y cargar contactos

Crea la campaña bajo el proyecto y sube tu CSV de deudores. Asegúrate de incluir estos campos clave para la gestión:

Nombre de Columna	Obligatorio	Descripción
`phone_number`	Sí	Teléfono de contacto (con código de país).
`nombre`	No	Nombre del titular de la cuenta.
`monto`	Recomendada	Monto pendiente de pago a mencionar por la IA.
`fecha_vencimiento`	Recomendada	Fecha límite en que venció la obligación.
`numero_cuenta`	No	Identificador interno de cliente o factura.

Paso 6 — Iniciar la campaña

Una vez listos los contactos y asignado el pipeline, inicia la campaña desde la interfaz de la plataforma.

Paso 7 — Monitorear la operación

Monitorea diariamente la Cola del proyecto y el Dashboard de finanzas.

Control de Disputas: Si se acumulan muchas tarjetas en la etapa de "Disputa", audita las grabaciones para comprobar si el sistema de facturación del cliente presenta desfasajes con la base de datos cargada.

Métricas clave a seguir

Métrica	Definición operacional	Acción correctora ante alerta
% Promesa de Pago	Eficacia de las negociaciones de cobro de la IA.	Si baja del objetivo, revisa si las opciones de pago en el prompt son muy rígidas.
% Pagado	Recuperación real y efectiva de saldos vencidos.	Controla el desvío entre las promesas de pago acordadas y los pagos efectivamente realizados.

Errores comunes y cómo resolverlos

El cliente afirma haber pagado y el agente sigue cobrando:
Causa: Falta de sincronización con el sistema contable o error en el system prompt.
Solución: Revisa que el prompt contenga la regla estricta de escalado inmediato al humano cuando el usuario pronuncie palabras clave como "ya pagué", "hice la transferencia" o "tengo el comprobante".
Alto volumen de tarjetas en estado "Rechazado":
Causa: Teléfonos de deudores desactualizados o inexistentes.
Solución: Ejecuta un filtro de limpieza a tu CSV de deudores en origen antes de su importación.

Siguientes pasos recomendados

Recordatorio de Promesa: Configura una automatización en N8N para que, 24 horas antes de la fecha límite acordada en la "Promesa de pago", se envíe un recordatorio automatizado por WhatsApp al cliente.
Conciliación Bancaria: Sincroniza mediante webhooks las transferencias entrantes de tu banco para que, al detectar un cobro, la oportunidad pase automáticamente de "Promesa de pago" a "Pagado".